รายงานแสดงระยะเวลาดําเนินการในแต่ละกระบวนงาน

รายงานแสดงระยะเวลาดําเนินการในแต่ละกระบวนงาน เป็นการนําเอาข้อมูลจากภารกิจที่ 2 มาเชื่อมโยงกัน  ได้แก่ คู่มือการให้บริการประชาชน และข้อมูลรายละเอียดขั้นตอนในการให้บริการตามคู่มือสําหรับประชาชน ซึ่งเป็น รายละเอียดขั้นตอนของแต่ละกระบวนงาน โดยในรายงานนี้จะมีเนื้อหาเกี่ยวกับระยะเวลาในการดำเนินการของแต่ละกระบวนงาน รวมถึงระยะเวลาในการดำเนินการของแต่ละขั้นตอนในกระบวนงาน

เมื่อมองภาพรวมทั้งหมดดังแสดงในรูป 1 จะเห็นว่ากระบวนงานของทุกกระทรวงมีระยะเวลาเฉลี่ยใน การดําเนินงานอยู่ทั้งหมด 43.95 วัน โดยตัวแปรสําคัญที่ส่งผลต่อระยะเวลาในการดําเนินการ มีดังนี้ 

• ขั้นตอนหลักในการดำเนินการ โดยขั้นตอนการพิจารณาโดยหน่วยงานอื่นเป็นขั้นตอนที่ใช้ระยะเวลานานที่สุด โดยใช้เวลานานถึง 30.10 วันโดยเฉลี่ย ซึ่งจุดนี้มีความสัมพันธ์กับประเภทกระบวนงานที่กล่าวไปข้างต้น ดังแสดงในรูป 2

• อัตราค่าธรรมเนียม ในกระบวนงานที่มีอัตราค่าธรรมเนียมสูง จะมีระยะเวลาดำเนินการเฉลี่ยสูงขึ้นตามไปด้วย เห็นได้จากในกระบวนงานที่มีค่าธรรมเนียมสูงกว่าหนึ่งแสนบาท มีระยะเวลาในการดำเนินการโดยเฉลี่ยถึง 92.59 วัน โดยตัวอย่างกระบวนงาน ได้แก่ กระบวนการการจัดตั้ง/จัดให้มีสถานีขนส่งผู้โดยสาร โดยใช้เวลาถึง 267 วัน หรือ การต่ออายุใบอนุญาตจัดตั้งและดำเนินการสถานีขนส่งผู้โดยสาร โดยใช้เวลาทั้งหมด 222 วัน เป็นต้น ดังแสดงในรูป 3

ทั้งนี้ หากต้องการวิเคราะห์ว่า การมี e-Service หรือช่องทางการให้บริการทางอิเล็กทรอนิกส์นั้น มีส่วนช่วยให้ระยะเวลาในการดำเนินงานของแต่ละกระบวนงานน้อยลงหรือไม่ สามารถคัดกรองเฉพาะข้อมูลที่มี e-Service ในแผนภูมิวงกลมแสดงอัตราส่วนจำนวนการบริการ e-Service ต่อการบริการที่ไม่มี e-Service  โดยรูป 4  จะแสดงตัวอย่างรายงานของกระบวนงานที่มีการให้บริการทางออนไลน์ ดังนี้
 

หลังการคัดกรองเฉพาะกระบวนงานที่มี e-Service ทำให้จำนวนกระบวนงานเหลือเพียง 461 กระบวนงาน จะเห็นได้ว่าระยะเวลาเฉลี่ยลดลงเหลือ 31.08 วัน และมีจำนวนกฎหมายแม่บทที่เกี่ยวข้องทั้งหมด 42 ข้อ ซึ่งการแสดงผลอื่น ๆ มีการเปลี่ยนแปลงดังนี้

• ระยะเวลาเฉลี่ยต่อระดับผลกระทบ : ระยะเวลาเฉลี่ยของกระบวนงานลดลงในระดับผลกระทบทั้งสองประเภท แต่ในระดับบริการทั่วไปมีการลดมากกว่า จาก 50.35 วันเหลือ 30.05 วัน ซึ่งลดลงถึง 39.42% ดังแสดงในรูป 5

• ระยะเวลาเฉลี่ยต่อประเภทกระบวนงาน:  จะเห็นว่าทุกประเภทมีระยะเวลาที่น้อยลง ซึ่งมีการลดลงค่อนข้างมากในกระบวนงานที่เชื่อมโยงหลายหน่วยงาน และกระบวนงานที่ต่อเนื่องจากหน่วยงานอื่น ซึ่งลดลงไปถึง 20 วัน คิดเป็น 28.84% และ 67.42% ตามลำดับ ดังแสดงในรูป 6

• ในส่วนของระยะเวลาเฉลี่ยที่ใช้ต่อขั้นตอน การพิจารณาโดยหน่วยงานอื่นมีการใช้เวลาน้อยกว่าเดิมถึงครึ่งนึง ซึ่งอาจเกิดจากการประหยัดเวลาในการส่งเอกสารระหว่างหน่วยงาน แต่ในส่วนการตรวจสอบเอกสารและพิจารณาเอกสารมีการใช้เวลานานกว่าเดิมเล็กน้อย ซึ่งสมเหตุสมผลเนื่องจาก ในการตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้นมีหลายจุด และใช้เวลาในการตรวจสอบ ส่วนการพิจารณาเนื่องจากในกระบวนงานที่มีการให้บริการช่องทางออนไลน์ มีกระบวนงานที่อยู่ในระดับผลกระทบของบริการที่มีความสำคัญด้านเศรษฐกิจและสังคมมากกว่าบริการทั่วไป ทำให้ระยะเวลาในการพิจารณานั้นสูงกว่า ดังแสดงในรูป 7

ผลวิเคราะห์ที่ได้จะช่วยให้สำนักงาน ก.พ.ร. สามารถบรรลุภารกิจที่ 2 ในเรื่องของการพัฒนาการให้บริการประชาชน โดยจะช่วยชี้ให้เห็นถึงปัจจัยที่ส่งผลต่อระยะเวลาในการให้บริการของแต่ละกระบวนงาน อันประกอบไปด้วย กฎหมายแม่บทที่เกี่ยวข้อง ประเภทกระบวนงาน ขั้นตอนการดำเนินงาน อัตราค่าธรรมเนียม การให้บริการ e-Service ซึ่งมีผลต่อความพึงพอใจของประชาชนที่มารับบริการ การทราบถึงสาเหตุของกระบวนงานที่มีระยะเวลานาน จะทำให้สามารถวางนโยบายเพื่อแก้ไขปัญหาได้อย่างตรงจุด เช่น เมื่อทราบว่าประเภทกระบวนงานที่ใช้เวลามากที่สุดคือ กระบวนงานที่เชื่อมโยงหลายหน่วยงาน และขั้นตอนที่ใช้เวลานานคือ การพิจารณาโดยหน่วยงานอื่น ซึ่งอาจจะนำจุดนี้วิเคราะห์สาเหตุของการใช้ระยะเวลานาน และแก้ไขปัญหาให้ถูกจุด เช่น หากสาเหตุมาจากระยะเวลาในการส่งมอบไปยังหน่วยงานอื่นใช้เวลานาน ก็ควรปรับเปลี่ยนวิธีการส่งมอบเป็นแบบช่องทางออนไลน์ เพื่อจะได้สามารถส่งเอกสารหรือข้อมูลได้ไวมากขึ้น หรือหากสาเหตุมาจากแต่ละหน่วยงานมีจำนวนงานเยอะ ทำให้ดำเนินการช้า อาจแก้โดยการปรับลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น/ซ้ำซ้อนออก หรือเพิ่มจำนวนบุคลากรมาทำหน้าที่จุดนี้ เป็นต้น

ทดลองใช้งาน Dashboard