เอกสารที่ใช้ในคู่มือสำหรับประชาชน ของปี 64

รายงานแสดงจำนวนเอกสารในแต่ละกระบวนงาน เป็นการนำข้อมูลจากภารกิจที่ 2 ได้แก่ คู่มือการให้บริการประชาชน และข้อมูลเอกสารหลักฐานการขออนุญาตกับทางราชการ ซึ่งแสดงรายการเอกสารต่าง ๆ ที่ใช้ในแต่ละกระบวนงาน ทำให้สามารถนำสองเอกสารนี้มารวมกันและเชื่อมโยงกันได้ด้วยกระทรวง หน่วยงาน และกระบวนงาน โดยในรายงานนี้จะมีเนื้อหาเกี่ยวกับจำนวนเอกสารที่ใช้แต่ละกระบวนงาน

เมื่อมองภาพรวมของรายงานทั้งหมด จะเห็นว่ามีจำนวนกระบวนงานทั้งหมดอยู่ที่ 3,827 กระบวนงาน และแต่ละกระบวนงานใช้เอกสารเฉลี่ย 8.574 ฉบับ โดยตัวแปรสำคัญที่ส่งผลต่อจำนวนเอกสารที่ใช้ มีดังนี้

·       การให้บริการ e-Service: การมี e-Service  จะใช้จำนวนเอกสารเฉลี่ยน้อยกว่าการที่ไม่มีการให้บริการ e-Service น้อยกว่าถึง 23.19% โดยกระบวนงานที่ไม่มี e-Service มีการใช้เอกสารบัตรประชาชนมากที่สุด โดยถูกใช้ใน 2,167 กระบวนงาน จากทั้งหมด 3,272 กระบวนงาน คิดเป็น 66.23% แต่ในกระบวนงานที่มี e-Service มีการใช้เอกสารบัตรประชาชนใน 79 กระบวนงาน จากทั้งหมด 445 กระบวนงาน คิดเป็น 17.75% ซึ่งน้อยกว่าเดิมถึง 48.48% ดังรูป 2

·       ระยะเวลาในการดำเนินงาน: ในกระบวนงานที่มีระยะเวลาดำเนินงานตั้งแต่ 1-15 วัน มีจำนวนเอกสารที่ใช้ต่ำที่สุด ส่วนกระบวนงานที่มีระยะเวลาดำเนินงานตั้งแต่ 3-6 เดือน มีจำนวนเอกสารที่ใช้สูงที่สุด จะเห็นได้ว่ายิ่งระยะเวลานานขึ้น จำนวนเอกสารก็จะเพิ่มมากขึ้นตามไปด้วย ยกเว้นในกรณีของกระบวนงานที่มีระยะเวลาดำเนินงานตั้งแต่ 6-12 เดือนที่มีจำนวนเอกสารค่อนข้างน้อยเมื่อเทียบกับช่วงระยะเวลาอื่น ๆ ดังรูป 3

·       หมวดหมู่กระบวนงาน: กระบวนงานหมวดหมู่การขึ้นทะเบียนเป็นหมวดหมู่ที่มีการใช้จำนวนเอกสารมากที่สุด โดยมีจำนวนเฉลี่ยอยู่ที่ 13.17 ฉบับในกระบวนงานที่มีบริการ e-Service และ 8.64 ฉบับในกระบวนงานที่ไม่มีบริการ e-Service ส่วนหมวดหมู่กระบวนงานที่มีจำนวนเอกสารที่ใช้ต่ำที่สุด คือ หมวดหมู่อื่น ๆ (เช่น การออกผลการวิเคราะห์/ให้ความเห็นชอบ) โดยมีจำนวนเฉลี่ยอยู่ที่ 3.50 ฉบับในกระบวนงานที่มีบริการ e-Service และ 5.60 ฉบับในกระบวนงานที่ไม่มีบริการ e-Service หากพิจารณาในส่วนการให้บริการ e-Service ของแต่ละหมวดหมู่กระบวนงาน จากรูป 4 จะเห็นได้ว่า กระบวนการในงานขึ้นทะเบียนที่มีบริการ e-Service มีจำนวนเอกสารเฉลี่ยต่อหมวดหมู่กระบวนงานที่สูงกว่า กระบวนการในงานขึ้นทะเบียนที่ไม่มีบริการ e-Service ซึ่งขัดกับวัตถุประสงค์ของการใช้ e-Service ที่ต้องการลดจำนวนเอกสาร

          จะเห็นได้ว่า ตัวแปรข้างต้นเป็นตัวแปรสำคัญที่ส่งผลต่อจำนวนเอกสาร ต่อไปจะเป็นการแสดงตัวอย่างกระทรวงที่มีการใช้เอกสารเฉลี่ยสูงที่สุด และกระทรวงที่มีการใช้เอกสารเฉลี่ยน้อยที่สุด ว่ามีรูปแบบข้อมูลในเป็นอย่างไร 

จากรูป 5 แสดงให้เห็นถึงตัวอย่างกระทรวงพัฒนาสังคมและความมั่นคงของมนุษย์เป็นกระทรวงที่มีจำนวนเอกสารที่ใช้โดยเฉลี่ยสูงที่สุด ถึง 12.23 ฉบับ ภายในกระทรวงประกอบด้วย 13 กระบวนงาน ซึ่งเป็นกระบวนงานที่ไม่มีบริการ e-Service ทั้งหมด โดยกระบวนงานที่ใช้จำนวนเอกสารสูงที่สุด คือ การขอรับเด็กเป็นบุตรบุญธรรม (หลังจากที่ได้รับการขึ้นทะเบียนแล้ว) กรณีครอบครัวบุญธรรมชาวต่างประเทศรับเด็กกำพร้าในความอุปการะของกรมกิจการเด็กและเยาวชน (N) วราภรณ์ มีการใช้เอกสารทั้งหมด 28 ฉบับ โดยกระบวนงานนี้ใช้ระยะเวลาดำเนินการมากกว่า 1 ปี ซึ่งอาจเป็นหนึ่งในปัจจัยที่ส่งผลให้กระบวนงานนี้ใช้จำนวนเอกสารมาก

จากรูป 6 กระทรวงที่มีการใช้เอกสารเป็นจำนวนน้อยที่สุดโดยเฉลี่ย คือ กระทรวงกลาโหม โดยใช้จำนวนเอกสารเฉลี่ยเพียง 4 ฉบับเท่านั้น ภายในกระทรวงประกอบด้วย 7 กระบวนงาน ซึ่งเป็นกระบวนงานที่ไม่มีบริการ e-Service 6 กระบวนงาน และกระบวนงานที่มี e-Service 1 กระบวนงาน โดยมีกระบวนงานที่ใช้จำนวนเอกสารสูงสุด คือ การดำเนินการขอรับบำเหน็จตกทอด (N) มีการใช้เอกสารทั้งหมด 9 ฉบับ ซึ่งเป็นกระบวนงานเดียวที่ใช้ระยะเวลาดำเนินการ 1-3 เดือน ส่วนกระบวนงานที่เหลือใช้เวลาเพียง 1-15 วัน จึงทำให้ภาพรวมกระทรวงนี้มีการใช้จำนวนเอกสารน้อยที่สุด

ผลวิเคราะห์ที่ได้จะช่วยให้บรรลุภารกิจที่ 2 ในเรื่องของการพัฒนาการให้บริการประชาชน โดยจะช่วยชี้ให้เห็นถึงปัจจัยที่ส่งผลต่อจำนวนเอกสารที่ใช้ในแต่ละกระบวนงาน อันประกอบไปด้วย การให้บริการ e-Service ระยะเวลาที่ใช้ในการดำเนินงาน หมวดหมู่กระบวนงาน และกฎหมายแม่บทที่เกี่ยวข้อง ซึ่งมีผลต่อความพึงพอใจของประชาชนที่มารับบริการ การทราบถึงสาเหตุของกระบวนงานที่ใช้เอกสารจำนวนมาก จะช่วยให้สามารถวางนโยบายเพื่อแก้ไขปัญหาได้อย่างตรงจุด เช่น ในกระบวนงานที่ไม่มีการให้บริการทางอิเล็กทรอนิกส์ อาจะจะเริ่มจากการปรับกระบวนงานในหมวดหมู่การจดทะเบียนก่อน หรืออาจปรับกระบวนงานนั้นให้มีบริการทางอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อจะสามารถดึงข้อมูลทางออนไลน์มาใช้ได้ และประชาชนไม่จำเป็นต้องเตรียมเอกสารเดิม ซึ่งจะช่วยเพิ่มความสะดวกสบายของประชาชน

หากปรับในเรื่องจำนวนเอกสารได้ จะช่วยพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานของหน่วยงานรัฐ ให้มีความเป็นระบบดิจิทัลเพิ่มมากขึ้น รวมถึงช่วยเพิ่มความสะดวกสบายให้กับประชาชนที่มารับบริการ ทำให้ประชาชนมีความพึงพอใจจากการได้รับบริการของหน่วยงานรัฐ ซึ่งตรงตามเป้าหมายของภารกิจที่ 2 เรื่องการพัฒนาการให้บริการประชาชน

ทดลองใช้งาน Dashboard